Begin met uitbesteden door taken te identificeren die je energie kosten maar weinig opleveren: administratie, planning, social media beheer. Maak een lijst van alles wat je doet, markeer wat alleen jij kunt en wat iemand anders kan overnemen. Die tweede lijst is je startpunt. De meeste ondernemers kunnen 10-15 uur per week vrijmaken door slim te delegeren.
In het kort:
Als ZZP'er of kleine ondernemer doe je alles zelf. Dat werkt in het begin, maar op een gegeven moment word je de bottleneck in je eigen bedrijf. Je kunt niet groeien omdat je geen tijd hebt voor acquisitie. Je mist kansen omdat je bezig bent met administratie.
De fout die ik zelf maakte: te lang denken dat ik alles zelf sneller kon. Dat klopte misschien voor individuele taken, maar ik vergat de optelsom. Uren aan boekhouding, social media, e-mails. Tijd die ik niet aan klanten besteedde.
Uitbesteden is geen luxe voor grote bedrijven. Het is een manier om als kleine ondernemer te concurreren met partijen die wel een team hebben. Volgens de KvK is slim delegeren een van de belangrijkste groeifactoren voor het MKB.
Echter, als je structureel gaat uitbesteden en je winst stijgt, is het wellicht een goed moment om na te denken over de omschakeling van ZZP naar BV.
Niet alles is geschikt om uit te besteden. De vuistregel: als je een taak kunt uitleggen en het resultaat kunt controleren, kun je het delegeren.
Makkelijk uit te besteden:
Lastiger maar waardevol:
Beter zelf doen: Strategische beslissingen, klantrelaties op hoog niveau, je kernexpertise. Wat jou uniek maakt, besteed je niet uit.
Stap 1: Maak een takenlijst. Schrijf een week lang alles op wat je doet. Echt alles. Van e-mails beantwoorden tot offertes maken. Je zult schrikken hoeveel tijd naar kleine taken gaat.
Stap 2: Categoriseer. Verdeel je lijst in drie categorieën: alleen ik kan dit, iemand anders kan dit met uitleg, iemand anders kan dit beter dan ik. Focus op de laatste twee.
Stap 3: Kies één taak om mee te beginnen. Niet drie, niet vijf. Eén. Iets wat regelmatig terugkomt en relatief eenvoudig uit te leggen is. Bijvoorbeeld: facturen versturen of social media posts inplannen.
Stap 4: Documenteer het proces. Maak een simpele instructie of neem een Loom-video op. Hoe doe je het nu? Welke tools gebruik je? Wat is een goed resultaat?
Stap 5: Vind de juiste hulp. Voor uitvoerende taken is een VA (Virtual Assistant) vaak voldoende. Zoek je iemand die meedenkt en processen overneemt? Dan past een OBM (Online Business Manager) beter.
De kosten hangen af van het type werk en wie je inhuurt.
Virtual Assistant (VA). €25-€50 per uur. Geschikt voor uitvoerende taken. Bij 10 uur per maand betaal je €250-€500.
Specialist (boekhouder, marketeer, developer). €50-€100 per uur. Voor specifieke expertise die je zelf niet hebt.
Online Business Manager. €75-€125 per uur of €1.500-€2.500 per maand op retainerbasis. Voor wie een rechterhand zoekt die meedenkt en aanstuurt.
Uit ervaring weet ik: de investering verdient zich terug als je de vrijgekomen tijd besteedt aan werk dat meer oplevert. Als je uurtarief €75 is en je besteedt €30 per uur aan een VA voor taken die jou uren kosten, is de rekensom snel gemaakt.
Te veel tegelijk willen. Begin met één taak, maak dat werkend, breid dan uit. Alles tegelijk delegeren leidt tot chaos en frustratie aan beide kanten.
Geen duidelijke instructies geven. 'Regel de social media' is geen instructie. 'Post 3x per week op LinkedIn, gebruik deze tone of voice, focus op deze onderwerpen' wel.
Te snel opgeven. De eerste 2-4 weken kost uitbesteden juist méér tijd. Je moet uitleggen, feedback geven, bijsturen. Pas daarna pluk je de vruchten.
De verkeerde persoon kiezen. Een goedkope VA die niet levert is duurder dan een duurdere die wel werkt. Check referenties en begin met een proefperiode.
Start met 5-10 uur per maand. Dat is genoeg om een paar terugkerende taken over te dragen zonder dat je overweldigd raakt door het managen ervan. Als het werkt, kun je uitbreiden naar 20-40 uur.
Via je netwerk, LinkedIn of platforms zoals Fiverr en Upwork (voor VA's). Vraag altijd om referenties en begin met een klein proefproject. Een goed intakegesprek waarin je doorvraagt op ervaring en werkwijze is onmisbaar.
Analyseer waarom. Lag het aan onduidelijke instructies? Verkeerde match? Te hoge verwachtingen? Vaak is het een kwestie van bijsturen, niet stoppen. Soms past een ander type hulp beter. Een sparringpartner kan helpen om de oorzaak te vinden.
Ja. Kosten voor VA's, OBM's en andere freelancers zijn gewoon bedrijfskosten. Je trekt ze af van je winst. Bewaar de facturen voor je administratie.
Als je structureel 32+ uur per week werk hebt voor dezelfde persoon, kan een medewerker voordeliger zijn dan een freelancer. Maar dat brengt ook extra verantwoordelijkheden met zich mee. Lees meer op de Rijksoverheid website over personeel aannemen.
Klaar om werk uit handen te geven? Bekijk onze Online Business Manager dienst of plan een vrijblijvend gesprek om te bespreken wat bij jouw situatie past.